مصوب 1385/09/01با اصلاحات و الحاقات بعدي
فصل اول - كليات
ماده 1
هدف و كاربرد
الف ـ هدف: در اجراي بند «د» ماده (۲۳) قانون برگزاري مناقصات كه در اين آيين نامه به اختصار «قانون» ناميده مي شود. ضوابط، موازين و معيارهاي نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات به منظور تحقق موارد زير تعيين مي شوند:
۱ - شفاف سازي و اطلاع رساني بهنگام مناقصات.
۲ - رقابت آزاد و رعايت اصل برابري حقوق مناقصه گران.
۳ - ايفاي بهنگام و كامل تعهدهاي طرف هاي مناقصه (مناقصه گزاران و مناقصه گران).
۴ - تسريع در مراحل برگزاري مناقصه.
ب - كاربرد: تمام دستگاه هاي مناقصه گزار موضوع بند ب ماده (۱) قانون، بايد مقررات نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات را در كليه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترك مناقصه رعايت كنند. اين نظام مشتمل است بر:
۱ - اصول، روش ها، مقررات و استانداردهاي مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات.
۲ - نقش ها، تصميم ها و اقدام هاي انجام شده در فرايند برگزاري مناقصه.
۳ - مفاد اسناد مربوط به برگزاري مناقصه از مرحله تأمين منابع مالي تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع رساني آنها.
ماده ۲
تعاريف
الف ـ در اين تصويب نامه واژه ها و عبارت هاي زير به جاي واژه ها و عبارت هاي مشروح مربوط به كار مي روند:
1 - قانون: قانون برگزاري مناقصات.
2 ـ سازمان: سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور
3 - مستندسازي: فرايندي كه در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصميم ها و اقدام هاي انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداري مي شوند.
4 - اطلاع رساني: فرايندي كه در آن اطلاعات مقرر در بند «الف» ماده (23) قانون در اختيار عموم قرار داده مي شود.
5 ـ خلاصه اسناد: اطلاعاتي كه به منظور آگاهي مناقصه گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (4) اين آيين نامه ثبت و منتشر مي شود.
6 - نظام اطلاع رساني: سامانه هايي كه به منظور اطلاع رساني مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي شود.
7 - نظام مستند سازي: سامانه هايي كه به منظور مستندسازي مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي شود.
8 - دستگاه مركزي: واحد مركزي دستگاه هاي موضوع بند «ب» ماده (1) قانون كه طبق مقررات وظيفه راهبري واحدهاي تابعه را بر عهده دارند.
9 - بانك اطلاعات مناقصات: سامانه هايي كه مستندهاي الكترونيكي مناقصات در آن نگهداري مي شود.
10 - پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات: سامانه هايي (موضوع بند «ت» ماده «30» اين آيين نامه) كه به واسطه آن، دسترسي به مستندهاي الكترونيكي تمام مناقصات ممكن مي شود.
11 - نشاني: محلي حقيقي يا اعتباري كه براي دريافت و تحويل مراسلات و مكاتبات تعيين مي شود.
12 - فراخوان مناقصه: سندي كه به صورت آگهي يا دعوتنامه، با رعايت ماده (13) قانون، به اطلاع مناقصه گران رسانده مي شود.
13 - آگهي ارزيابي: فراخوان براي ارزيابي كيفي مناقصه گران كه در روزنامه هاي كثيرالانتشار منتشر مي شود.
14 - آگهي مناقصه: فراخوان عمومي كه با رعايت بندهاي «ب» و «ج» ماده (13) قانون، به منظور توزيع اسناد مناقصه آگهي مي شود.
15 - دعوتنامه: فراخواني كه از طريق پست سفارشي، تلكس، پست الكترونيك يا نظاير آن، با رعايت ماده (22) قانون، به نشاني مناقصه گران ارسال مي شود.
16 - استعلام: كاربرگ يا كاربرگهايي است كه به طور يكسان به مناقصه گران ارسال و اطلاعات مورد نياز از آنها دريافت مي شود.
17 - اركان برگزاري مناقصه: عبارتند از مناقصه گزار (موضوع بند «ب» ماده «2» قانون)، كميسيون مناقصه (موضوع ماده «5» قانون)، كميته فني - بازرگاني (موضوع بند «د» ماده «2» قانون)، هيأت ترك مناقصه (موضوع ماده «28» قانون) و هيأت رسيدگي به شكايات (موضوع ماده «7» قانون).
18 ـ بايگاني اسناد مناقصه: فرايندي كه در آن همه اسناد مناقصه به صورت مكتوب و به نحوي مطمئن در دستگاه مناقصه گزار ثبت و نگهداري مي شود.
19 - ثبت: فرايندي كه در هنگام ايجاد يا تغيير داده ها، به ذخيره سازي اطلاعات در بايگاني مكتوب، بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني منجر شود.
20 - مشاور: شخص حقيقي يا حقوقي واجد شرايط براي خدمات مهندسي مشاور و مشاوره فني - بازرگاني مشتمل بر مطالعه، طراحي يا مديريت بر طرح و اجرا و نظارت يا هر نوع خدمات مشاوره اي و كارشناسي (به شرح مندرج در آيين نامه اجرايي بند «هـ» ماده «29» قانون).
21 - مدير طرح: شخص حقوقي كه طي قرارداد مشخص، وظايف مديريت بر انجام تعهدهاي موضوع مناقصه را بر عهده مي گيرد. (براي معاملات كمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقيقي نيز از سوي مناقصه گزار مي تواند انتخاب شود.)
22 - قيمت تراز شده: قيمت متناسب با كيفيت تعيين شده در اسناد مناقصه (موضوع بند «الف» ماده «2» قانون) كه در مناقصات دو مرحله اي با لحاظ نمودن اثر كيفيت در قيمت تعيين مي شود.
23 - جريان اطلاعات: جابجايي داده ها كه موجب ثبت، انتقال و دسترسي به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع رساني مناقصات مي شود.
24 - دوره اطلاع رساني برخط: دوره زماني كه مستندهاي مناقصات در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات به صورت برخط جريان دارد.
25 - پاك كردن: حذف دائمي داده ها از بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني مناقصات.
26 - كنترل خطا: عملياتي كه براي تشخيص و تعيين اختلاف بين مستندها و داده هاي ارسالي و دريافتي در محيط بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع رساني مناقصات انجام مي شود.
27 - دسترسي آزاد: دسترسي بدون رمز عبور، فاقد محدوديت و بدون هزينه تمام متقاضيان به اطلاعات موجود و مورد نياز.
28 - ريسك: متغيري با دو ويژگي احتمال وقوع و تأثير كه مي تواند حصول نيازمنديهاي سامانه را به مخاطره اندازد.
29 - ريسك مستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل دارد.
30 - ريسك غيرمستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل اندك داشته يا فاقد كنترل باشد.
31 - پرهيز از ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي سامانه به منظور پيشگيري از وقوع ريسك به انجام مي رسد.
32 - دفع ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي مجدد سامانه، به منظور پرهيز از تحمل ريسك توسط استفاده كنندگان انجام مي شود.
33 - امنيت اطلاع رساني: ويژگي كه به واسطه آن سامانه اطلاع رساني، عملكرد درست و به صورتي مطمئن (بدون ريسك) داشته باشد.
34 - نقش: مسئوليتهاي مستقيم و غيرمستقيم در نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات.
35 - خروجي: بخشي از اطلاعات كه در يك فرايند توليد، جايگزين يا استفاده شود.
36 - فعاليت: كاري كه در اجراي يك نقش خاص انجام مي شود و به خروجي مي انجامد.
37 - دروازة اطلاع رساني /پورتال: سامانه هايي براي مديريت متمركز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد به كاربران كه از طريق استاندارد نمودن جستجو، ايجاد محتواي اطلاعاتي، تشكيل گروه هاي كاربري هم سنخ و سفارشي كردن نيازهاي اطلاعاتي ايجاد مي شود.
38 - راهنماي كاربرد: سندي كه در آن نقش ها، فعاليت ها، خروجي ها و جريان كار يك فرايند براي كاربران تشريح شده باشد.
39 - كاربرگ /فرم: نوعي صفحه كاغذي يا الكترونيكي مورد استفاده در تنظيم اسناد و اطلاعات قابل ذخيره، كه در روي آن فضاهايي براي وارد كردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
40 - ارسال قابل تصديق: ارسال مكاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طريق پست سفارشي، تلگرام، تلكس و نظاير آن (موضوع ماده «22» قانون) كه جز در موارد تغيير نشاني يا محل، متضمن دلايل و نشانه هاي وصول مرسوله باشد.
41 - مدير پايگاه: شخصي كه براي مديريت پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات از سوي سازمان تعيين مي شود.
ب - معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در اين آيين نامه به شرح زير مي باشد:
1 - برخط: Online
2 - نقش: Role
3 - خروجي: Output
4 - ارزيابي كيفي: Pre - qualification
5 - استعلام ارزيابي كيفي: RFQ = Request for Qualification
6 - درخواست پيشنهاد: RFP = Request For Proposal
7 - پيشنهاد فني: TP = Technical Proposal
8 - پيشنهاد مالي: FP = Financial Proposal
9 - فعاليت: Activity
10 - پاك كردن: Erase
11 - كاربرگ: Form
12 - كنترل خطا: error checking
13 - راهنماي كاربرد: OM = operations manual
14 - دروازه اطلاع رساني /پورتال: Portal
15 - نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup
16 - خدمت رسان پست الكترونيك مركزي: Centeral Mail Server
پ - ساير اصطلاحاتي كه در اين آيين نامه به كار رفته، به ترتيب بر اساس قانون برگزاري مناقصات، قانون محاسبات عمومي كشور، قانون تجارت الكترونيك و ساير قوانين تعريف و تفسير مي شوند.
فصل دوم - نظام مستندسازي مناقصات
ماده ۳
فرايند مستندسازي مناقصه
الف - فرايند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد بايد مستندسازي شود اين مراحل عبارتند از:
1 - مستندسازي جلسات مناقصه.
۲ - مستندسازي پيش از فراخوان.
۳ - مستندسازي فراخوان.
۴ - مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها.
۵ - مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۶ - مستندسازي گشايش پيشنهادها و تعيين برنده مناقصه در يكي از انواع زير:
۶ - ۱ - مناقصات يك مرحله اي
6 - 2 - مناقصات دو مرحله اي، شامل:
6 – 2 – 1 - مرحله ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها.
6 – 2 – 2 - مرحله ارزيابي مالي پيشنهادها.
۷ - مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه.
۸ ـ مستندسازي دوره اجراي موضوع مناقصه.
ب ـ پياده سازي نظام مستندسازي مناقصات طي ترتيبات زير انجام مي شود:
۱ - مستندسازي مكتوب: شامل تهيه مستندهاي لازم به صورت مكتوب و بايگاني آنها در پرونده هاي مستقل و منظم كه از تاريخ ابلاغ اين آيين نامه بايد اجرا شود.
۲ - مستندسازي الكترونيكي: شامل ثبت نشاني الكترونيكي در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانك اطلاعات مناقصات مي باشد.
ماده ۴
مفاد خلاصه اسناد مناقصه
الف - خلاصه اسناد مناقصات بايد در بانك اطلاعات و پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات ثبت و اطلاع رساني شود.
ب - در مناقصات مربوط به تدارك و خريد مصالح و تجهيزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحويل، مبلغ يا درصد پيش پرداخت، نوع و مبلغ يا درصد تضمين انجام تعهدات، شرايط بازرسي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد مي باشد.
پ - در مناقصات مربوط به ساخت و اجراي طرحها يا پروژه ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل يا محل هاي اجرا، برنامه ريزي انجام كار، فهرست مقادير كلي، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه يا مسؤوليت نظارت و مديريت، روش پرداخت، الگوي قراردادي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد است.
ت - در مناقصات مربوط به بهره برداري و نگهداري، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذكور در بند «ب»، بايد زمان بندي قرارداد، حدود مسئوليت مالي، مبالغ مشروط و ثابت، تضمين هاي خاص و شرايط ويژه براي تحويل كار ذكر شود.
ث - مناقصاتي كه علاوه بر موارد فوق، تأمين مالي نيز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، بايد شرايط مشاركت و حدود مسئوليت مالي دو طرف قرارداد و كليات تعهدات مالي برنده مناقصه نيز درج شود.
ج - در مناقصاتي كه موضوع معامله تركيب موارد ياد شده باشد، بايد تركيب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
ماده ۵
مستندسازي جلسات مناقصه
الف - در تمام جلسات مناقصه، بايد اطلاعات زير ثبت و مستند شوند:
۱ - نام و عنوان مناقصه گزار.
۲ - تاريخ و محل تشكيل جلسه.
۳ - موضوع مناقصه.
۴ - فهرست مناقصه گران، حسب مورد.
۵ - اسامي و سمت اعضاي كميسيون مناقصه.
۶ - اسامي حاضران در جلسه.
۷ - مفاد تصميم ها.
۸ - توضيحات و پاسخ به پرسشهاي مناقصه گران در جلسات مربوط به توضيح و تشريح اسناد.
ب - جلساتي كه در فرايند برگزاري مناقصه، حسب مورد تشكيل مي شوند عبارتند از:
۱ - جلسه پيش از فراخوان.
۲ - جلسه گشايش استعلام هاي ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۳ - جلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۴ - جلسه گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله اي.
۵ - جلسه اول گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله اي (گشايش پاكتهاي فني - بازرگاني).
۶ - جلسه پاياني ارزيابي پيشنهادهاي فني - بازرگاني در مناقصات دو مرحله اي.
۷ - جلسه دوم گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله اي (گشايش پيشنهادهاي مالي).
۸- جلسه توضيح و تشريح اسناد (موضوع ماده «۱۷» قانون).
پ - صورتجلسات بايد در داخل جلسات تهيه شوند و اعضاي حاضر كميسيون مناقصه و اعضاي حاضر كميته فني - بازرگاني ملزم به امضاي صورتجلسات هستند. هر يك از اشخاص ياد شده مي توانند نظر مخالف خود را ضمن امضاي صورتجلسه قيد كنند.
ت - ترتيب تهيه صورتجلسه به شرح زير مي باشد:
1 - ثبت اطلاعات مربوط به جزء هاي (1) تا (5) بند «ب».
2 - ثبت اسامي حاضران در جلسه و امضاي آنها.
3 - ثبت خلاصه مذاكرات در جلسات توضيح و تشريح اسناد.
4 - ثبت تصميم هاي جلسه.
5 - امضاي اعضاي اركان مناقصه حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه رييس دستگاه مناقصه گزار نماينده تام الاختيار خود را به صورت مكتوب براي شركت در جلسات مناقصه معرفي كند، نام نماينده در صورتجلسات ثبت و به امضاي وي مي رسد.
ماده ۶
مستندسازي پيش از فراخوان
الف - مستندهاي پيش از فراخوان به شرح زير مي باشد:
۱ - شرح موضوع مناقصه.
۲ - معرفي اركان مناقصه.
۳ - تعيين نوع مناقصه (عمومي يا محدود و يك مرحله اي يا دو مرحله اي).
۴ - مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۴ – ۱ - روش تأمين منابع مالي.
۴ – ۲ - محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تأخير تعهدات براي انجام معامله.
۴ – ۳ - برآورد كلي موضوع مناقصه، حسب مورد.
تبصره - در مناقصات مربوط به طرح هاي تملك دارايي هاي سرمايه اي (موضوع بند «10» ماده «1» قانون برنامه و بودجه كشور، مصوب 1351) موافقتنامه طرح به مثابه مستند تأمين مالي مي باشد.
۵ - برنامه زماني مناقصه (موضوع بند «ي» ماده «۲» قانون).
۶ - متن فراخوان و نحوه اطلاع رساني آن.
۷ - خلاصه اسناد مناقصه (موضوع جزء «۳» بند «الف» ماده «۲۳» قانون و ماده «۴» اين آيين نامه).
۸ - اسناد مناقصه (موضوع بند «ب» ماده «۱۴» قانون).
ب - پيش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه گزار، جلسه كميسيون مناقصه تشكيل مي شود و موارد موضوع بند «الف» را تصويب و صورتجلسه پيش از فراخوان را به انضمام موارد مذكور در جزء هاي (1) تا (7) بند «الف» تنظيم مي كند و جهت بايگاني به رئيس دستگاه مناقصه گزار يا نماينده وي تحويل مي دهد.
پ - يك نسخه از صورتجلسه موضوع بند «ب» در بانك اطلاعات مناقصات ثبت مي شود.
ماده ۷
مستندسازي فراخوان
الف - مستندهاي فراخوان به شرح زير مي باشد:
۱ - متن فراخوان شامل آگهي ارزيابي، آگهي شركت در مناقصه يا دعوتنامه كه در آن موارد زير بايد درج شود:
۱ – ۱ - نوع فراخوان (آگهي ارزيابي كيفي، آگهي مناقصه يا دعوتنامه).
۱ – ۲ - نام و نشاني دستگاه مناقصه گزار.
۱ – ۳ - موضوع مناقصه.
۱ – ۴ - زمان، مهلت و نشاني دريافت اسناد.
۱ – ۵ - مقدار يا برآورد اوليه موضوع مناقصه، حسب مورد.
۱ – ۶ - هزينه تهيه اسناد و نحوه دريافت آن، حسب مورد.
۱ – ۷ - مدت اعتبار پيشنهادها (موضوع بند «ي» ماده «۲» و بند «الف» ماده «۲۱» قانون).
۱ – ۸ - نوع و مبلغ تضمين شركت در مناقصه.
۱ – ۹ - نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
۱ - ۱۰ - ساير توضيحاتي كه به تشخيص مناقصه گزار لازم است.
۲ - نسخه منتشر شده در روزنامه يا نسخه دوم دعوتنامه.
۳ - اسناد يا اطلاعات مربوط به تصديق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
۴ - فهرست اسامي و نشاني كساني كه از طريق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده اند.
تبصره - در صورت انجام ارزيابي كيفي مناقصه گران و تهيه فهرست كوتاه، فراخوان مناقصه از طريق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه گران مي رسد. در صورت وجود فهرست كوتاه، انتشار آگهي از طريق روزنامه هاي كثيرالانتشار لازم نيست.
ب - مستندهاي ياد شده در بند «الف» بايد در بانك اطلاعات مناقصات ثبت و يك نسخه از آن، همزمان با ارسال يا انتشار فراخوان در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات منتشر شود.
پ - در فراخوان مناقصات درج نام هاي تجاري جز در موارد مربوط به خريد قطعات يدكي ممنوع است.
ت - در صورت تمديد مهلت دريافت و تحويل اسناد (موضوع بند «ج» ماده «۱۸» قانون) يا تغيير نشاني هاي مندرج در فراخوان در هر يك از مراحل مناقصه، موضوع بايد بي درنگ از طريق آگهي يا مكاتبه قابل تصديق به اطلاع تمامي مناقصه گران برسد.
ث - انتشار آگهي در روزنامه كثيرالانتشار و پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات، مانع از استفاده از روش هاي ديگر اطلاع رساني نيست.
ماده ۸
مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها
الف ـ در تمام مناقصات، اعم از يك مرحله اي يا دو مرحله اي و مناقصات عمومي يا محدود، ارزيابي شكلي پيشنهادها بايد مستند شود.
ب - در ارزيابي شكلي پيشنهادها (موضوع بند «ب» ماده «۶» قانون) موارد زير بررسي، تعيين و مستند مي شوند:
۱ - پيشنهادهايي كه در مهلت مقرر تسليم نشده باشند.
۲ - پيشنهادهايي كه اسناد آنها ناقص باشند.
۳ - پيشنهادهايي كه طبق شرايط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.
۴ - پيشنهادهايي كه شرايط تضمين شركت در مناقصه را تأمين نكرده باشند، شامل فقدان تضمين، نقص تضمين يا تضمين غيرمعتبر.
۵ - پيشنهادهايي كه بر اساس ارزيابي كميسيون مناقصه يا كميته فني - بازرگاني (حسب مورد) مبهم يا مشروط باشند.
پ - پس از ارزيابي شكلي، پيشنهادهاي قابل قبول و مردود با تعيين نام مناقصه گران و تعيين علل رد پيشنهادهاي مردود، مستندسازي مي شوند.
ماده ۹
مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه گران
الف - فرايند ارزيابي كيفي مناقصه گران بايد مستندسازي شود. مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه گران حسب مورد به شرح زير مي باشند:
۱ - آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۲ - استعلام ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۳ - اسناد و نتايج ارزيابي كيفي مناقصه گران.
ب - آگهي ارزيابي كيفي مناقصه گران بايد حداقل شامل موارد زير باشد:
۱ - نام و نشاني دستگاه مناقصه گزار.
۲ - موضوع مناقصه.
۳ - تاريخ، مهلت و نشاني دريافت و تحويل استعلام ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۴ - نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
۵ - نحوه دريافت اسناد استعلام و هزينه آن در صورت لزوم.
پ - روش ارزيابي كيفي مناقصه گران شامل معيارهاي ارزيابي، نحوه امتيازدهي و حداقل امتياز قابل قبول، بايد به نحوي گويا و مشروح در استعلام ارزيابي كيفي مناقصه گران مستند شود.
ت - اسناد و نتايج ارزيابي شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارك لازم براي ارزيابي كيفي بايد قبل از تشكيل جلسه نهايي ارزيابي كيفي مناقصه گران مستند شوند.
ث - پس از پايان فرايند ارزيابي كيفي مناقصه گران، توسط دستگاه مناقصه گزار يا كميته فني ـ بازرگاني حسب مورد جلسه اي تشكيل و صورتجلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه گران، شامل موارد زير به دستگاه مناقصه گزار ارائه و يك نسخه از آن به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي شود.
۱ - فهرست استعلام هاي تكميل شده توسط مناقصه گران (اصل استعلام ها طبق جزء «۱» بند «ب» ماده «۳» اين آيين نامه، در دستگاه مناقصه گزار بايگاني مي شود.)
۲ - اطلاعات عمومي مربوط به جلسه نهايي ارزيابي كيفي مناقصه گران كه طبق ماده (۵) اين آيين نامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي شوند:
۲ – ۱ - متن استعلام ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۲ – ۲ - نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين نامه.
۲ – ۳ - امتيازهاي كسب شده توسط هر يك از مناقصه گران در ارتباط با معيارهاي ارزيابي كيفي.
۲ – ۴ - امتياز نهايي ارزيابي كيفي هر يك از مناقصه گران.
۲ – ۵ - نام و مشخصات مناقصه گراني كه براي دعوت به مناقصه محدود برگزيده مي شوند (فهرست كوتاه).
۲ – ۶ - اسامي و سمت كساني كه ارزيابي كيفي مناقصه گران را انجام داده اند.
۲ – ۷ - متن دعوتنامه مناقصه محدود.
تبصره - مقررات، روش اجرا و نحوه تنظيم اسناد و استعلام ارزيابي كيفي مناقصه گران، در مناقصات يك مرحله اي و دو مرحله اي، طبق آيين نامه ارزيابي كيفي مناقصه گران (موضوع بند «ج» ماده «12» قانون) تعيين مي شود.
ماده ۱۰
مستندسازي گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله اي
الف – مستندهاي مربوط به گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله اي شامل موارد زير است:
۱ - صورتجلسه گشايش پاكت هاي مناقصه، طبق ماده (۵) اين آيين نامه با ذكر نوع مناقصه (عمومي يا محدود).
۲ - مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه گران در مناقصات يك مرحله اي محدود.
۳ - مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين نامه.
۴ - نتايج ارزيابي مالي شامل:
۴ – ۱ - نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
۴ – ۲ - مشخصات تضمين هاي شركت در مناقصه.
۴ – ۳ - قيمت هاي پيشنهادي مناقصه گران.
۴ – ۴ - نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
۴ – ۵ - نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند «الف» ماده «۲۰» قانون).
تبصره - در صورتي كه به تشخيص كميسيون مناقصات حداقل قيمت پيشنهادي غيرمتعارف يا در صورت وجود برآورد اوليه، بيش از ده درصد از برآورد اوليه كمتر يا بيشتر باشد، لازم است كه كميسيون، مهلت بررسي و محل و زمان اعلام نظر كميته فني - بازرگاني را براي تعيين صحت مباني قيمت، توجيه پذيري آن (موضوع جزء «5» بند «الف» ماده «24» قانون) يا قابل اجرا بودن مبلغ پيشنهادي در صورتجلسه گشايش پاكت هاي مناقصه ثبت كند. نتايج بررسي در جلسه دوم مطابق مقررات بند «الف» اين ماده بايد مستندسازي شود.
۵ - ساير مواردي كه به تشخيص كميسيون مناقصه براي درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
ب - تمام مستندهاي موضوع بند «الف» اين ماده بايد در دستگاه مناقصه گزار، طبق جزء «۱» بند «الف» ماده (۳) اين آيين نامه، بايگاني شوند.
پ - مستندهاي موضوع جزء هاي (2) تا (5) بند «الف» بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
ماده ۱۱
مستندسازي ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها
الف - مستندهاي ارزيابي فني - بازرگاني شامل موارد زير است:
1 - كليه اسناد فني - بازرگاني تحويل شده از سوي مناقصه گران،
2 - نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده «8» اين آيين نامه،
3 - نام و امضاي اعضاي كميته فني - بازرگاني،
4 - نتايج ارزيابي فني - بازرگاني شامل:
4 – 1 - نام و مشخصات مناقصه گران.
4 – 2 - عناوين معيارهاي ارزيابي فني – بازرگاني.
4 – 3 - اهميت وزني معيارهاي فني - بازرگاني در صورتي كه از روش وزني استفاده شود،
4 – 4 - حداقل امتياز قابل قبول در صورت لزوم.
4 – 5 - امتيازهاي مناقصه گران در رابطه با هر يك از معيارهاي ارزيابي.
4 – 6 - امتياز كل فني - بازرگاني هر يك از مناقصه گران.
4 – 7 - نام و مشخصات مناقصه گراني كه براي گشايش پاكت مالي (ارزيابي مالي) برگزيده شده اند.
5 - مواردي كه به تشخيص كميته فني - بازرگاني يا كميسيون مناقصه براي درج در ارزيابي فني - بازرگاني ضرورت داشته باشد.
6 - نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
ب - اسناد فني – بازرگاني ارائه شده توسط مناقصه گران طبق بند «ب» ماده (۴) اين آيين نامه قبل از گشودن پاكت هاي مالي در دستگاه مناقصه گزار بايگاني مي شود.
پ - اطلاعات عمومي مربوط به جلسه پاياني ارزيابي فني پيشنهادها طبق ماده (۵) اين آيين نامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي شوند.
۱ - امتيازهاي فني - بازرگاني پيشنهادها در ارتباط با معيارهاي فني - بازرگاني مربوط.
۲ - امتياز نهايي فني - بازرگاني پيشنهادها.
۳ - نام و مشخصات مناقصه گراني كه براي مرحله ارزيابي مالي برگزيده شده اند.
۴ - روش محاسبه قيمت تراز شده، حسب مورد.
تبصره - چنانچه امتيازهاي ارزيابي كيفي مناقصه گران به عنوان يكي از معيارهاي ارزيابي فني - بازرگاني منظور شود، بايد روش محاسبه در اسناد مناقصه تشريح و طبق بند (ب) ماده (3) اين آيين نامه مستند شود.
ت - در مناقصات دو مرحله اي، گشودن پيشنهادهاي مالي (پاكت ج) قبل از مستندسازي ارزيابي فني - بازرگاني ممنوع است.
ماده ۱۲
مستندسازي ارزيابي مالي پيشنهادها در مناقصات دو مرحله اي
الف – مستندهاي ارزيابي مالي در مناقصات دو مرحله اي شامل موارد زير است:
۱ - پاكتهاي قيمت مناقصه گران.
۲ - مستندهاي مراحل پيش از گشايش پاكت هاي مالي شامل موارد زير:
۲ – ۱ - مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه گران در مناقصات دو مرحله اي محدود طبق ماده (۹) اين آيين نامه.
۲ – ۲ - مستندهاي ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها طبق ماده (۱۱) اين آيين نامه.
۳ - صورتجلسه گشايش پاكت هاي مناقصه طبق ماده (۵) اين آيين نامه.
۴ - مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين نامه.
۵ - مستندهاي تعيين قيمت تراز شده در مناقصات دو مرحله هاي (موضوع بند «الف» ماده «۲۰» قانون)، شاملِ:
5 - 1- رابطه محاسبه قيمت تراز شده، كه به نحو زير تعيين مي شود:
L = 100 × C / 100 - [I × (100 – 1)]
كه در آن:
L = قيمت تراز شده
C = قيمت پيشنهادي (درج شده در پاكت قيمت).
i = ضريب تاثير (برحسب درصد)
t = امتياز فني - بازرگاني (بين حداقل امتياز فني - بازرگاني قابل قبول تا صد).
تبصره ۱ - ضريب تأثير در مناقصات پيمانكاري ساخت يا طرح و ساخت (با يا بدون تأمين مالي) و در مناقصات خريد مصالح و تجهيزات بين ده تا چهل مي باشد.
تبصره ۲ - حداقل امتياز فني - بازرگاني قابل قبول مي تواند بين پنجاه تا هفتاد باشد؛
تبصره ۳ - تعيين ضريب تأثير و حداقل امتياز فني - بازرگاني در دامنه هاي فوق الذكر بر عهده كميته فني - بازرگاني است. كليه موارد استثناء در رديف (۵ - ۱) و تبصره هاي (۱) و (۲) اين ماده ، بايد به تصويب هيأت سه نفره (موضوع بند «و» ماده «۲۸» قانون) برسد.
تبصره ۴ - در صورتي كه تركيبي از ارزهاي مختلف براي پيشنهاد قيمت لازم باشد، بايد نرخ تسعير ارز در اسناد مناقصه قيد گردد.
۵ – ۲ - ضريب تأثير و حداقل امتياز قيد شده در اسناد.
۶ - صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي شامل:
۶ – ۱ - نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
۶ – ۲ - مشخصات تضمين هاي شركت در مناقصه.
۶ – ۳ - قيمت هاي پيشنهادي مناقصه گران.
۶ – ۴ - امتياز فني - بازرگاني پيشنهادهاي مناقصه گران.
۶ – ۵ - قيمت تراز شده پيشنهادهاي مناقصه گران.
۶ – ۶ - نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
۶ – ۷ - نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند «الف» ماده «۲۰» قانون).
ب - در مناقصات دو مرحله اي كه داراي برآورد اوليه باشند، مفاد تبصره جزء (۴) بند الف - ماده (۱۰) اين آيين نامه نافذ است.
پ - ارزيابي مالي پيشنهادها بايد قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
ماده ۱۳
مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه
الف - مستندهاي پس از تعيين برنده مناقصه شامل موارد زير است:
۱ - اعلام قبولي پيشنهاد.
۲ - اسناد تضمين انجام تعهدات، حسب مورد.
۳ - اسناد تضمين پيش پرداخت، حسب مورد.
۴ - اسناد قراردادي.
ب - موارد مذكور در بند «الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد مستند و در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (1) بند «ب» ماده (3) بايگاني شوند.
پ - اطلاعات زير پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
۱ - نام برنده يا برندگان مناقصه.
۲ - نام طرف قرارداد.
تبصره - در صورتي كه طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلايل رد برنده اول بايد اعلام شود.
۳ - مبلغ و نوع تضمين ارائه شده از سوي طرف قرارداد.
4 – اطلاعات اصلي قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجراي قرارداد و نام و سمت امضاكنندگان.
ماده ۱۴
مستندسازي تجديد يا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجديد يا لغو مناقصه لازم است كه صورتجلسه اي با رعايت ماده (۵) اين آيين نامه، تنظيم و علت تجديد يا لغو مناقصه در آن تعيين شود.
ب - مستندهاي مربوط به تجديد مناقصه به دليل بالا بودن قيمت (موضوع جزء «۵» بند «الف» ماده «۲۴» قانون)، طي ترتيبات زير تهيه و تنظيم مي شود:
۱ - مستندسازي ارجاع موضوع به كميته فني - بازرگاني طبق تبصره ذيل جزء (۴) بند «الف» ماده (۱۰) اين آيين نامه.
۲ - گزارش بررسي مباني قيمت و ارتباط آن با توجيه اقتصادي طرح از سوي كميته فني - بازرگاني.
۳ - تهيه صورتجلسه تصويب گزارش توسط كميسيون مناقصه.
۴ - نامه ابلاغ تجديد يا لغو مناقصه به تمام مناقصه گراني كه در مناقصه شركت كرده اند، به روشي قابل تصديق (طبق ماده «۲۲» قانون).
۵ - بايگاني مستندها در دستگاه مناقصه گزار طبق جزء (۱) بند «ب» ماده (۳) اين آيين نامه.
۶ - ارسال مستندات به بانك اطلاعات مناقصات.
ماده ۱۵
مستندسازي در موارد عدم الزام به مناقصه
الف ـ مستندهاي مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «۲۹»قانون، به استثناي مستندهاي خريد خدمات مشاوره، موضوع بند «۵» اين ماده)، عبارتند از:
۱- صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
۱ – ۱ - خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۱ – ۲ - معرفي كميسيون معامله.
۱ – ۳ - تعيين نوع معامله (با تصريح به موارد مذكور در ماده «۲۹» قانون).
۱ – ۴ - متن دعوتنامه.
۱ – ۵ - نام و عنوان طرف معامله.
۲ - اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
۳ - مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۳ – ۱ - روش تأمين منابع مالي،
۳ – ۲ - محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تاخير تعهدات براي انجام معامله.
۳ – ۳ - برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
تبصره - در صورتي كه عدم الزام به مناقصه به دليل انحصار باشد، مستندهاي مربوط به شرايط انحصار يا تشخيص مرجع مذكور در بند «الف» ماده (29) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «1» بند «الف» اين ماده) افزوده مي شود.
ب - پيش از ارسال دعوتنامه، جلسه كميسيون معامله تشكيل و موارد موضوع بند (۱) اين ماده را تصويب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهيه مي كند و براي بايگاني به رئيس دستگاه مناقصه گزار يا نماينده وي تحويل مي دهد.
پ - يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند «الف» اين ماده، با رعايت بند «ج» ماده (۲۳) قانون، به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات ثبت مي شود.
ت - مستندهاي مذكور در بند «الف»، بايد طبق جزء (۱) بند «ب» ماده (۳) اين آيين نامه در دستگاه مناقصه گزار بايگاني شوند.
ث - مستندهاي خريد خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «۲۹» قانون)، شامل موارد زير است:
۱ - گزارش شناخت.
۲ - شرح كلي خدمات.
۳ - فراخوان مشاوره.
۴ - صورتجلسه نهايي ارزيابي كيفي مشاوران، حسب مورد.
۵ - صورتجلسه نهايي ارزيابي فني پيشنهادها.
۶ - صورتجلسه نهايي ارزيابي مالي پيشنهادها.
۷ - اسناد قراردادي شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.
ج - كارفرما بايد فراخوان و صورتجلسات خريد خدمات مشاوره را از طريق پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات، منتشر كند.
ماده ۱۶
مستندسازي ترك تشريفات مناقصه
الف - مستندهاي مربوط به ترك تشريفات مناقصه عبارتند از:
۱ - گزارش توجيهي ترك مناقصه.
۲ - صورتجلسه ترك مناقصه شامل:
۲ – ۱ - خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۲ – ۲ - نام و سمت هيأت ترك مناقصه.
۲ – ۳ - نام و عنوان طرف معامله ومستندهاي مربوط به بند «الف» ماده (۱۲) قانون در خصوص نامبرده.
۳ - مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۳ – ۱ - روش تأمين منابع مالي.
۳ – ۲ - محل تأمين اعتبار و سقف اعتبار براي انجام معامله.
۳ – ۳ - برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
ب - مستندهاي مذكور در بند (الف) بايد طبق جزء (۱) بند «ب» ماده (۳) اين آيين نامه در دستگاه مناقصه گزار بايگاني شوند.
پ - يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند «الف»، به جز موارد مستثنا شده در بند «ج» ماده «۲۳» قانون به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات منتشر مي شود.
ماده ۱۷
مستندسازي مواعد و تغيير اسناد
الف - در تمام مناقصات مواعد برنامه زماني مناقصه بايد بر اساس تقويم هجري شمسي تعيين و درج شوند. در مناقصات بين المللي علاوه بر تاريخ هجري شمسي، تاريخ ميلادي نيز درج مي شود.
ب - مواعد زماني مربوط به شروع و اتمام مهلت دريافت و تحويل اسناد نبايد در ايام تعطيلات رسمي تعيين شود و چنانچه ايام تعطيل پيش بيني نشده اي در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت هاي مقرر در برنامه زماني مناقصه به همان ميزان افزوده مي شود.
پ - تغيير در اسناد مناقصه اعم از تغيير مقادير موضوع مناقصه يا نشاني ها و مواعد مندرج در برنامه زماني، حداكثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاكت هاي مناقصه مجاز است و چنانچه تغييري رخ دهد، بايد مستندسازي و با روشي قابل تصديق براي همه مناقصه گران ارسال شود.
تبصره - هرگونه تغيير در اسناد يا مواعد مناقصه كه مستلزم اصلاح پيشنهادهاي مناقصه گران باشد، بايد با تمديد مواعد و ارائه مهلت لازم براي اصلاح اسناد واصل شده جبران شود.
ت - در صورت عدم اطلاع رساني تغييرات به مناقصه گران، ارسال قابل تصديق مكاتبات از سوي مناقصه گران، در حكم وصول آنها از سوي مناقصه گزار مي باشد.
فصل سوم - نظام اطلاع رساني مناقصات
ماده ۱۸
تهيه و استقرار نظام اطلاع رساني مناقصات
الف ـ سازمان موظف است حداكثر ظرف مدت شش ماه نرم افزار مورد نياز براي ايجاد پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات را براي ذخيره سازي و انتقال اطلاعات معاملات (اعم از مناقصاتي كه با رعايت تشريفات و يا از طريق ترك تشريفات انجام مي شود) در دستگاه هاي موضوع بند «ب» ماده (۱) قانون را تهيه و راه اندازي كند، به نحوي كه قبل از پايان مهلت ياد شده، پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات ايجاد شود و ثبت و نگهداري اطلاعات در آن امكان پذير باشد.
ب - راهبري و مديريت پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات و آموزش دستگاه هاي مركزي بر عهده سازمان است و آموزش كاركنان دستگاههاي مناقصه گزار بر عهده دستگاه مركزي مربوط مي باشد.
پ - مراحل ايجاد و استقرار سامانه اطلاع رساني مناقصات در دستگاههاي مناقصه گزار بايد مستندسازي و ثبت شود.
ماده ۱۹
اطلاع رساني پيش از فراخوان
الف - صورتجلسه پيش از فراخوان (موضوع بند «ب» ماده «۶» اين آيين نامه)، همزمان با انتشار فراخوان در محيط شبكه اطلاع رساني مناقصات جريان مي يابد.
ب - هرگونه تغيير در صورتجلسه پيش از فراخوان مستلزم تهيه صورتجلسه جديد است و صورتجلسه قبلي نبايد پاك يا ويرايش شود.
پ ـ تشخيص ضرورت انتشار برآورد كلي موضوع مناقصه (موضوع رديف (4 -3 ) جزء «4» بند (الف) ماده «6» اين آيين نامه) با دستگاه مناقصه گزار است.
ماده ۲۰
اطلاع رساني فراخوان مناقصات
الف ـ آگهي ها (دعوت به مناقصات عمومي يا فراخوان ارزيابي كيفي مناقصه گران)، همزمان با انتشار در روزنامه كثيرالانتشار، بايد از طريق پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات به اطلاع عموم برسد.
ب - هرگونه تغيير در مفاد فراخوان مناقصات، از جمله تمديد مهلت دريافت و تحويل اسناد، تنها از طريق انتشار فراخوان جديد مجاز است.
پ - در مناقصات محدود، مفاد فراخوان و اسامي دعوت شدگان به مناقصه در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات جريان مي يابد و اين موضوع جايگزين ارسال قابل تصديق دعوتنامه نخواهد شد.
ماده ۲۱
اطلاع رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران
الف - اطلاعات زير مي تواند در فرايند ارزيابي كيفي مناقصه گران در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات جريان يابد:
۱ - آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه گران.
۲ - استعلام ارزيابي كيفي.
۳ - اطلاع رساني ارزيابي شكلي پيشنهادها.
۴ - صورتجلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه گران.
ب - صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (۹) اين آيين نامه، همزمان با ارسال دعوتنامه بايد در پايگاه ملي اطلاع رساني منتشر شود.
پ - آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه گران، همزمان با انتشار در روزنامه كثيرالانتشار، بايد در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات جريان يابد.
ماده ۲۲
اطلاع رساني مناقصات يك مرحله اي
الف - اطلاعات زير در فرايند اطلاع رساني مناقصات يك مرحله اي جريان مي يابد:
۱ - اطلاع رساني پيش از فراخوان.
۲ - اطلاع رساني فراخوان.
۳ - اطلاع رساني ارزيابي شكلي پيشنهادها.
۴ - اطلاع رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران طبق ماده (۲۱) اين آيين نامه در مناقصات محدود يك مرحله اي.
تبصره - در مواردي كه فهرست كوتاه مناقصه گران صلاحيتدار قبلاً تهيه شده باشد (موضوع بند «ب» ماده (26) قانون)، فهرست مزبور پيوست صورتجلسه موضوع بند «ث» ماده (9) اين آيين نامه خواهد شد.
۵ - اطلاع رساني جلسه گشايش پاكت هاي مناقصه و تعيين برنده.
ب ـ اطلاع رساني پيش از فراخوان طبق ماده (۱۹) و اطلاع رساني فراخوان طبق ماده (۲۰) و اطلاع رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران طبق ماده (۲۱) و اطلاع رساني جلسه گشايش پاكت هاي مناقصه و تعيين برنده، حاوي مستندات موضوع بند «الف» ماده (۱۰) اين آيين نامه، بايد قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
ماده ۲۳
اطلاع رساني مناقصات دو مرحله اي
الف - اطلاع رساني مناقصات دو مرحله اي شامل موارد زير مي باشد:
۱ - اطلاع رساني پيش از فراخوان.
۲ - اطلاع رساني فراخوان.
۳ - اطلاع رساني ارزيابي شكلي پيشنهادها.
۴ - اطلاع رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران در مناقصات دو مرحله اي محدود.
۵ - اطلاع رساني ارزيابي فني و بازرگاني.
۶ - اطلاع رساني ارزيابي مالي پيشنهادها و تعيين برنده مناقصه.
ب - اطلاع رساني پيش از فراخوان طبق ماده (۱۹) و اطلاع رساني فراخوان طبق ماده (۲۰) و اطلاع رساني ارزيابي كيفي مناقصه گران طبق ماده (۲۱ ) اين آيين نامه انجام مي شود.
پ - صورتجلسه پاياني ارزيابي فني - بازرگاني پيشنهادها، موضوع بند «پ» ماده (۱۱) اين آيين نامه، بايد دو روز كاري قبل از گشايش پاكت هاي مالي اطلاع رساني شود.
ت - اطلاع رساني صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي، بايد دو روز كاري قبل از انعقاد قرارداد انجام شود.
ماده ۲۴
اطلاع رساني توضيح و تشريح اسناد
الف – اطلاع رساني توضيح و تشريح اسناد، شامل مواد زير مي باشد:
۱ - متن پرسش هاي مناقصه گران و پاسخهاي مناقصه گزار.
۲ - اطلاعيه جلسات پرسش و پاسخ حضوري.
۳ - تشريح برخي از ابهامهاي مربوط به مفاد اسناد مناقصه پس از توزيع تمام يا بخشي از اسناد.
ب - در صورت تشكيل جلسه توضيح اسناد يا پاسخ به پرسشهاي مناقصه گران درباره اسناد و شرايط مناقصه، صورتجلسه توضيح اسناد و پاسخ هاي ياد شده، بايد به اسناد مناقصه پيوست و براي كساني كه قبلاً اسناد را دريافت نموده اند، طبق ماده (22) قانون، ارسال شود. اطلاع رساني توضيح و تشريح اسناد بايد قبل از پايان مهلت تسليم اسناد انجام شود و چنانچه اطلاعات مذكور در بند «الف» اين ماده، مستلزم تنظيم مستندهاي جديد باشد، بايد مدت تمديد در فرايند اطلاع رساني اعلام شود.
ماده ۲۵
اطلاع رساني قراردادهاي مشاوره
الف ـ مستندها و اطلاع رساني مناقصاتي كه موضوع آنها خدمات مشاوره (مذكور در بند «هـ» ماده «29» قانون) باشد، مطابق با مناقصات دو مرحله اي محدود (روش قيمت تراز شده) مي باشد.
ب - مستندسازي و اطلاع رساني ساير روش هاي انتخاب مشاور بر اساس مقررات آيين نامه بند «هـ» ماده (۲۹) قانون تعيين مي شود.
ماده ۲۶
مشخصات سامانة اطلاع رساني مناقصات
الف - سامانه اطلاع رساني مناقصات بايد داراي ويژگيهاي زير باشد:
۱ - قابليت رديابي فرايند پياده سازي.
۲ - قابليت مستندسازي و رديابي ايجاد و تغيير داده ها (توسط مراجع ذي صلاح).
۳ - قابليت مستندسازي و رديابي خروجي ها.
۴ - قابليت تمركز اطلاعات با پيكره بندي غيرمتمركز.
۵ - قابليت رديابي جريان اطلاعات.
۶ - امنيت و آزمون پذيري صحت جريان اطلاعات.
۷ - عدم امكان اصلاح و تغيير اطلاعات ثبت شده.
۸ - قابليت تهيه نسخه پشتوانه توسط دستگاههاي مركزي.
ب - سامانه اطلاع رساني مناقصات در پيكره بندي نهايي، دروازه اطلاعاتي با ويژگيهاي زير مي باشد:
۱ - قابليت توسعه مستمر.
۲ - قابليت سازگاري با سامانه هاي مناقصه گزاري الكترونيكي.
۳ - قابليت سفارشي كردن اطلاعات دريافتي توسط كاربران.
پ - كيفيت نظام اطلاع رساني بايد به نحوي مديريت شود كه تعداد و بزرگي خطاها، چگالي و پيوستگي نقصها و توارث آنها كاهش يابد.
ت - فهرست مناقصه گران صلاحيتدار كه توسط مراجع قانوني تشخيص صلاحيت مي شوند، شامل رشته، پايه، ظرفيت، سوابق كاري و نيز احكام هيأت رسيدگي به شكايات (موضوع ماده «۸» قانون) بايد در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات منتشر شود.
ث - مناقصه گران متقاضي براي شركت در انواع مناقصات، موارد ترك تشريفات مناقصه و موارد مشمول ماده (۲۹) قانون، بايد اطلاعات ثبتي، مالياتي و بيمه كاركنان خود را در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات به دستگاه هاي مناقصه گزار اعلام كنند.
تبصره ۱ - اطلاعات موضوع بند «ث» اين ماده صرفاً براي دستگاه هاي مناقصه گزار و دستگاه هاي مركزي مربوط قابل مشاهده مي باشد.
تبصره 2 - نرم افزار پايگاه ملي اطلاع رساني بايد به نحوي طراحي شود كه اطلاعات مناقصات هر يك از دستگاه هاي مشمول قانون قابل دسترسي براي عموم باشد.
ماده ۲۷
مديريت ريسك در نظام اطلاع رساني مناقصات
الف - راهبردهاي اصلي در مديريت ريسك نظام اطلاع رساني به شرح زير تعيين مي شوند:
۱ - پرهيز از از ريسك هاي مستقيم و غيرمستقيم.
۲ - دفع ريسكها.
۳ - انتساب ريسكها به منشأ ايجاد ريسك.
ب - الگوي طراحي سامانه اطلاع رساني، با هدف مديريت ريسك، بايد به صورت مستمر ارتقا يابد و تكميل شود.
پ - طراحي سامانه اطلاع رساني به منظور كاهش ريسك، بايد به صورت مرحله به مرحله پياده سازي شود. سامانه اطلاع رساني از نظر وسعت و پيچيدگي، در فراگردي مرحله بندي شده گسترش مي يابد.
ماده ۲۸
ثبت و پاك كردن اطلاعات شبكه ملي
الف ـ پاك كردن اطلاعات مربوط به مستندات مناقصه در دوره اطلاع رساني برخط، جز در موارد اجتناب ناپذير فني (به تشخيص مدير پايگاه)، ممنوع است. اين موارد عبارتند از:
1 - شرايطي است كه در آن داده هاي موجود در بانك اطلاعات يا پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات ناخواسته دگرگون شود.
2 - نقص در جريان اطلاعات.
3 - توقف در فعاليت تمام يا بخشهايي از سامانه.
4 - اطلاعات محرمانه (مذكور در بند «ج» ماده «23» قانون) كه سهوي وارد شبكه اطلاع رساني مناقصات شده باشد.
ب - ثبت و كنترل خطا در ورودي ها و خروجي ها در جريان اطلاعات بر عهده مناقصه گزار است. هرگونه خطايي در وروديها با يك سند جديد اصلاح مي شود.
پ - دوره اطلاع رساني برخط شامل مستندات مناقصات و اطلاعات مربوط به قراردادها و اصلاحات و الحاقات آنها تا يك ماه بعد از پايان مدت قراردادها مي باشد. سوابق مناقصاتي كه مدت اطلاع رساني آنها منقضي شده است، در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات نگهداري و در صورت درخواست متقاضيان از طريق پست الكترونيك ارسال مي شود.
تبصره ۱ - دستگاه هاي مناقصه گزار مي توانند اطلاعات مربوط به مناقصات خود را علاوه بر پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات از راههاي ديگر نيز به اطلاع عموم برسانند.
تبصره 2 - پاك كردن اطلاعات بايد به نحوي انجام شود كه سوابق آنها در سازمان قابل دسترس باشد. در صورت پاك كردن اطلاعات برخط در شرايط ياد شده در بند «الف» اين ماده پس از رفع موارد، بايد مجدداً در پايگاه ملي اطلاع رساني جريان يابد.
ماده ۲۹
امنيت اطلاعات
الف - مستندهاي ارسال شده به بانك اطلاعات مناقصات بايد براي عموم مردم قابل دسترس باشد.
ب - به منظور تأمين امنيت و صحت اطلاعات، پشتوانه اطلاعات در دستگاه هاي مركزي به صورت غيرمتمركز و در سامانه ملي اطلاع رساني مناقصات به صورت متمركز بايد ايجاد شود.
پ - سامانه خدمت رسان پست الكترونيك مركزي با ويژگيهاي زير از سوي سازمان ايجاد مي شود:
1 - رديابي و ثبت پستهاي الكترونيك مبادله شده.
2 - رديابي و ثبت مستندها در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات.
3 - دريافت مستندهاي مناقصات پس از پايان مدت اطلاع رساني برخط.
ماده ۳۰
نقشها و استانداردها
الف ـ مسئوليتهاي مناقصه گزار در نظام مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات عبارتند از:
۱ - اجراي مستند سازي مكتوب و الكترونيكي.
۲ - اجراي فرايند اطلاع رساني.
۳ - وارد كردن اطلاعات معاملات (اعم از مناقصه و ترك مناقصه) در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات.
۴ - مديريت ريسك اطلاعات.
ب ـ مسئوليتهاي زير قابل واگذاري به مديريت طرح نيست:
۱ - مستندسازي و اطلاع رساني پيش از فراخوان.
۲ - مستندسازي و اطلاع رساني ارزيابي مالي يا ترك مناقصه.
۳ - مستندسازي و اطلاع رساني تجديد و لغو مناقصه.
تبصره – در صورت ارجاع نقش كميته فني – بازرگاني به مدير طرح، حداقل سه عضو خبره فني صلاحيتدار از سوي مدير طرح به مناقصه گزار معرفي مي شوند، اعضاي ياد شده موظفند تمام مستندهاي مربوط را با عنوان حقيقي و حقوقي خود امضا كنند.
پ - مسؤوليت آموزش و نظارت بر مستندسازي و اطلاع رساني مناقصات در دستگاه هاي مناقصه گزار، بر عهده دستگاه مركزي مربوط مي باشد.
ت - مسؤوليت ايجاد و راهبري پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات بر عهده سازمان است.
ث - به منظور ايجاد رويه واحد، «سازمان» مي تواند استانداردها، راهنماهاي كاربرد، دستورالعملها و مشخصات فني مربوط را در تعامل با دستگاه هاي مركزي، حسب مورد تهيه، ابلاغ يا بهنگام نموده و در پايگاه ملي اطلاع رساني مناقصات منتشر كند.
معاون اول رئيس جمهور - پرويز داودي
